Informace o zpracování a ochraně osobních údajů - GDPR
ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
společnosti Bezvavlasy a.s., sídlo: Českomoravská 2532/19b, Libeň, 190 00 Praha 9 (dále jen „adresa sídla“), IČO: 24168416, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze pod sp. zn. B 27374 (dále jen “my” nebo “správce”).
Ochranu osobních údajů nebereme na lehkou váhu. V těchto zásadách se dozvíte, za jakým účelem, z jakého důvodu a jakým způsobem Vaše Osobní údaje zpracováváme. Najdete také informace o tom, jaká jsou Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů.
Pokud budete mít jakékoliv další dotazy ohledně zpracování Vašich Osobních údajů, prosím kontaktujte nás:
- na e-mail info@bezvavlasy.cz nebo
- poštou na adrese sídla Českomoravská 2532/19b, Libeň, 190 00 Praha 9.
Některé Osobní údaje potřebujeme pro vyřízení Objednávky (abychom splnili Smlouvu), některé Osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. U některých Osobních údajů nám jejich zpracování přikazuje zákon (například vedení účetnictví). V některých případech používáme Zpracovatele, kteří mohou mít přístup k Vašim Osobním údajům. Jedná se například o účetní společnosti nebo marketingové specialisty. V případě, kdy to bude nutné, si od Vás pro zpracování osobních údajů vyžádáme souhlas.
Kdy jsme správcem? Ve vztahu k Uživatelům jsme správcem Osobních údajů. Svěřili jste nám některé údaje o sobě (např. Vaše jméno a e-mail) za účelem registrace v E-shopu. Přehled zpracovávaných Osobních údajů včetně důvodů pro jejich zpracování najdete níže. Pokud by bylo cokoliv nejasného, neváhejte se nám ozvat na e-mail info@bezvavlasy.cz.
Aby byl text přehlednější, zjednodušíme vám čtení několika pojmy, které v těchto Zásadách zpracování osobních údajů používáme:
| E-shop | náš internetový obchod, který provozujeme na webové stránce https://www.bezvavlasy.cz/; |
| GDPR | Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679; |
| Obchodní sdělení | zpravidla e-mailová zpráva nebo sms odesílaná za účelem propagace našeho obdobného zboží a služeb; |
| Osobní údaje | jakékoliv informace o Uživateli, na základě kterých jej lze přímo či nepřímo identifikovat; |
| Smlouva | závazek obsahující celou řadu práv a povinností (našich i Vašich), který společně uzavíráme na základě vaší Objednávky na E-shopu; |
| Uživatel / vy | fyzická osoba, k níž se vztahují Osobní údaje, nejčastěji půjde o zákazníka (osobu, která si u nás zřídila Uživatelský účet a/nebo zakoupila zboží z našeho E-shopu) nebo o potenciálního zákazníka, případně uživatele našich webových stránek, kteří si je jen prohlížejí; |
| Zpracovatel | využíváme jiné subjekty, aby nám např. zajistili bezpečné ukládání dat nebo abychom vám zaslali newsletter. Během této spolupráce mohou zpracovávat Osobní údaje, které jste nám poskytli; |
| Zpracování Osobních údajů | zjednodušeně se jedná jakékoli nakládání s Osobními údaji - ať už je to jejich uložení, sdílení, smazání, nebo měnění; |
| Zvláštní kategorie Osobních údajů |
údaje, které chápeme jako ty, které jsou citlivější. Týkají se například toho, jaký je Váš etnický původ, jaká je Vaše sexuální orientace, jestli jste v odborech nebo jak jste na tom zdravotně a jaká je Vaše víra. Za zvláštní kategorii údajů jsou považovány i genetické a biometrické údaje, pokud jsou zpracovávány za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby. My tyto Osobní údaje nezpracováváme. |
1. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE O VÁS ZPRACOVÁVÁME A JAK?
Jak zpracováváme Vaše osobní údaje? Vaše Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu, pro který byly údaje pořízeny a při jejich zpracovávání dodržujeme bezpečnostní technická a organizační pravidla. Proces zpracování Osobních údajů je automatizován, ale neprovádíme profilování. Proces zpracování Osobních údajů je automatizován, ale neprovádíme profilování. Konkrétní účely zpracování údajů a kategorie osobních údajů, které pro jednotlivé účely zpracováváme jsou rozepsány v následující části.
→ Jméno a příjmení
→ Kontaktní údaje (zejména e-mail, telefonní číslo)
→ Login k uživatelskému účtu a chování v uživatelském účtu (zejména údaje vyplněné Uživatelem v uživatelském účtu, čas registrace, datum poslední aktualizace profilu)
→ Údaje v dotazu zaslaným zákazníkem nebo jinou osobou
→ Fakturační údaje a bankovní spojení (údaje nezbytné k vedení účetnictví a realizaci plateb)
→ Informace, které nám sdělíte v rámci komunikace s námi (zejména se bude jednat o Vaše otázky a odpovědi na Vaše dotazy, komunikace s Vámi)
→ Vámi přidané komentáře k našim příspěvkům na sociálních sítích (zejména Facebook, Instagram), jako i jméno (přezdívka) Vašeho profilu na těchto sociálních sítích a Vámi veřejně přístupné informace na Vašich profilech
→ Cookies a IP adresa, údaje o aktivitách (včetně informací o Vašem zařízení nebo operačním systému)
→ Zvláštní kategorie Osobních údajů. Žádné Osobní údaje citlivé povahy o Vás nezpracováváme.
A. UŽIVATELÉ NAŠICH WEBOVÝCH STRÁNEK
Pokud navštívíte naše webové stránky, zpracováváme Vaše Osobní údaje pro účely uvedené v této tabulce. V případě zájmu se můžete na webových stránkách nebo přes email přihlásit k odběru obchodních sdělení či obdobného propagačního materiálu, který připravujeme pro případné zájemce o naše zboží. Pro přihlášení k odběru obchodního sdělení je nutné, abyste nám s Vaším souhlasem poskytli některé své osobní údaje k jejich zpracování.
| Proč? | Jaké údaje? | Jak? | Jak dlouho? |
| Návštěva webových stránek. | |||
|
Zajištění základních funkcí našich webových stránek, analytiky, zlepšování našich služeb a marketingu. Osobní údaje zpracováváme také abychom Vám mohli zobrazovat relevantní obsah nebo naši reklamu na jiných webových stránkách. Preference můžete nastavit v cookie liště. Právním titulem pro zpracování Osobních údajů souhlas (analytika, marketingové cookies) nebo náš oprávněný zájem (nezbytné cookies). |
Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky, může se jednat o: IP adresu, datum a čas přístupu na naší webovou stránku, informace o Vašem internetovém prohlížeči, operační systém či nastavení Vašeho jazyka, historii Vašeho chování na webových stránkách, např. jaké odkazy na našich webových stránkách navštívíte. Informace o Vašem chování na webu jsou však z důvodu Vašeho maximálního soukromí anonymizované. Pokud navštívíte naše webové stránky přes mobilní telefon, můžeme také zpracovávat data o Vašem telefonu. | Cookies nebo jiné technologie pro sledování chování Uživatele. | Délka zpracování se liší dle jednotlivých druhů cookie. Některé zpracovávají údaje pouze po dobu session (návštěvy), některé po dobu delší. Více informací najdete v Cookie Policy. |
| Komunikace se zákaznickou podporou, žádosti a stížnosti. | |||
| Odesláním dotazu vyjadřujete svůj souhlas se zpracováním Osobních údajů za účelem vyřízení dotazu. | Jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail. | Za účelem vyřízení dotazu zpracováváme Osobní údaje, které jsou k jeho vyřízení nezbytné. Komunikace probíhá po telefonu, e-mailu, nebo přímo na našem webu. | Uzavřené dotazy jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3,5 roku od položení dotazu. |
| Zasílání obchodních sdělení (přímý marketing). | |||
| Vyslovili jste souhlas se zasíláním newsletterů. Pokud nechcete newsletter dostávat, můžete se odhlásit v patičce e-mailu. | Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail. | Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o našem zboží, službách a novinkách. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 5 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve. |
B. ZÁKAZNÍCI
Pokud se stanete naším zákazníkem nebo si založíte uživatelský účet, budeme Vaše osobní údaje zpracovávat v nezbytném rozsahu za účelem vedení uživatelského účtu a vyřízení Objednávky. V případě zájmu se můžete na webových stránkách nebo přes email přihlásit k odběru obchodních sdělení či obdobného propagačního materiálu, který připravujeme pro stávající zákazníky.
| Proč? | Jaké údaje? | Jak? | Jak dlouho? |
| Návštěva webových stránek. | |||
| Zajištění základních funkcí našich webových stránek, analytiky, zlepšování našich služeb a marketingu. Osobní údaje zpracováváme také abychom Vám mohli zobrazovat relevantní obsah nebo naši reklamu na jiných webových stránkách. Preference můžete nastavit v cookie liště. Právním titulem pro zpracování Osobních údajů souhlas (analytika, marketingové cookies) nebo náš oprávněný zájem (nezbytné cookies). | Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky, může se jednat o: IP adresu, datum a čas přístupu na naší webovou stránku, informace o Vašem internetovém prohlížeči, operační systém či nastavení Vašeho jazyka, historii Vašeho chování na webových stránkách, např. jaké odkazy na našich webových stránkách navštívíte. Informace o Vašem chování na webu jsou však z důvodu Vašeho maximálního soukromí anonymizované. Pokud navštívíte naše webové stránky přes mobilní telefon, můžeme také zpracovávat data o Vašem telefonu. | Cookies nebo jiné technologie pro sledování chování Uživatele. | Délka zpracování se liší dle jednotlivých druhů cookie. Některé zpracovávají údaje pouze po dobu session (návštěvy), některé po dobu delší. Více informací najdete v Cookie Policy. |
| Vyřízení Objednávky. | |||
| Abyste mohli nakoupit zboží na našem E-shopu, je třeba projít procesem Objednávky. Dokončením Objednávky je Smlouva mezi námi uzavřena. Jedná se o plnění Smlouvy. | V průběhu Objednávky zadáváte Vaše jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, kontaktní a doručovací adresu, fakturační údaje, případně údaje do poznámky. | Tyto údaje nám poskytnete při vyplnění buď v rámci registrace k uživatelskému účtu nebo v průběhu Objednávky. | Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání Smlouvy, nebo do jejich předání a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy. |
| Reklamace. | |||
| Za účelem vyřízení reklamace budeme zpracovávat některé osobní údaje, abychom splnili zákonnou povinnost a splnili také splnili Smlouvu. | Jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, údaje o uzavřené Smlouvě, doručení a nezbytné údaje o platbách. | Tyto Osobní údaje nám poskytujete v za účelem nákupu zboží na E-shopu, my Objednávku vyřídíme a poté plníme zákonem nebo Smlouvou stanovenou povinnost. | Vaše Osobní údaje budeme zpracovávat po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení. |
| Uživatelský účet. | |||
| Pokud si vytvoříte uživatelský účet, budeme Vaše Osobní údaje zpracovávat v nezbytném rozsahu. Údaje vyplněné při registrace, zejména se jedná o Váš e-mail a další kontaktní údaje (viz výše). | Rozsah zpracování Osobních údajů se může lišit v závislosti na tom, které Osobní údaje ve svém Uživatelském účtu vyplníte. | Tyto údaje nám poskytnete při zakládání uživatelského účtu. | Vaše Osobní údaje pro tento účel zpracováváme po dobu existence uživatelského účtu. |
| Komunikace se zákaznickou podporou, žádosti a stížnosti. | |||
| Odesláním dotazu vyjadřujete svůj souhlas se zpracováním Osobních údajů za účelem vyřízení dotazu, případně jsou Osobní údaje zpracovávány na základě uzavřené Smlouvy. | Jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail, číslo faktury a uživatelský účet. | Komunikace se zákaznickou podporou probíhá po telefonu, e-mailu, přes Facebook nebo přímo na našem webu. Hovory jsou nahrávány, vyžádáme si dopředu Váš výslovný souhlas. Účelem zpracování těchto Osobních údajů je zkvalitnění poskytování našich služeb. | Uzavřené dotazy a stížnosti jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3,5 roku od dotazu či vyřízení stížnosti. |
| Přímý marketing, zejména zasílání obchodních sdělení. | |||
| U našich zákazníků můžeme newsletter zasílat na základě oprávněného zájmu na zlepšování a propagování našeho zboží a služeb nebo těm, kteří se zasíláním vyslovili souhlas. | Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail. | Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o našem zboží, službách a novinkách. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 5 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve. Pokud nechcete newsletter dostávat, můžete se odhlásit v patičce e-mailu. |
| Pořádáme soutěže. | |||
| Abychom soutěž mohli vyhodnotit, vyhlásit a zveřejnit vítěze na našich webových stránkách a na sociálních sítích. Udělujete souhlas k účasti na soutěži. | Jméno, příjmení, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa nebo jiné údaje, které mohou být upřesněny podmínkami soutěže. | Dobrovolně nám sdělujete Osobní údaje při zapojení do soutěže na sociálních sítích nebo na našich webových stránkách. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 5 let od posledního skončení soutěže, pokud svůj souhlas neodvoláte dříve - nebo jiná doba, pokud je uvedena v podmínkách soutěže odlišně. |
| Hodnocení spokojenosti. | |||
| Máme oprávněný zájem na tom zjistit, zda jste byli spokojeni s našimi službami a také objednaným zbožím z našeho E-shopu. | Jméno, příjmení, e-mail zákazníka a informace o objednaném zboží. | Pokud s tím dříve nevyslovíte nesouhlas (např. v rámci Objednávky), poskytneme některé Osobní údaje zákazníka třetí straně za účelem hodnocení spokojenosti zákazníků. | Údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení. |
| Účetnictví. | |||
| Na základě uzavřené Smlouvy nám uhradíte kupní cenu zboží a dopravy. Vystavujeme Vám účetní a daňové doklady, které následně archivujeme a dále s nimi pracujeme pro potřeby řádného vedení našeho účetnictví a plnění zákonných povinností. | Údaje na faktuře - jméno, příjmení, e-mailová adresa, fakturační adresa, či jinou identifikaci Uživatele a podrobnosti o plnění dle Objednávky. Údaje na daňovém dokladu: jméno, příjmení, e-mailovou adresu, fakturační adresu, či jinou identifikaci Uživatele a podrobnosti o objednaném zboží. | Po vyplnění platebních informací v profilu si tyto údaje uložíme, abychom vytvořili fakturu. Plníme zákonnou povinnost. Máme ze zákona povinnost archivovat účetní doklady a účetní záznamy (faktury) po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. | Máme také povinnost uchovat fakturu po dobu 3 let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla daňová povinnost související s fakturou. Také máme povinnost archivovat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. |
| Dodržování zákonných povinností. | |||
| V určitých případech musíme zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem splnění povinností stanovených zákonem. | Zejména se může jednat o jméno, příjmení, e-mailovou adresu, fakturační údaje, či jinou identifikaci Uživatele. | Vaše Osobní údaje v tomto případě zpracováváme, abychom dodrželi platné právní předpisy (plnění zákonné povinnosti). | Vaše Osobní údaje zpracováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. |
C. UCHAZEČI O ZAMĚSTNÁNÍ.
| Proč? | Jaké údaje? | Jak? | Jak dlouho? |
| Nabídka pracovních pozic. | |||
| Na našich webových stránkách se v sekci Kariéra můžete najít aktuálně volná pracovní místa. | Jedná se údaje, které nám poskytnete v zaslaném životopisu. Jméno a příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa, případně odkaz na sociální síť, údaje o bývalém zaměstnání, vzdělání, zájmy, schopnosti, certifikace. | Podíváme se na Vámi zaslané podklady, které obsahují Osobní údaje a na základě nich se Vám ozveme. | Máme oprávněný zájem uchovat Osobní údaje uchazečů o zaměstnání po dobu 3 let. Důvodem je možnost, že pro Vás později budeme mít zajímavou nabídku pracovní pozice u nás. |
2. KDO JSOU NAŠI ZPRACOVATELÉ?
Zpracovatelé. Používáme pouze prověřené Zpracovatele, se kterými máme uzavřenou písemnou smlouvu, a kteří nám poskytují minimálně stejné záruky jako my Vám. Údaje, které mohou Zpracovatelé zpracovávat, včetně jejich účelu a právního titulu zpracování jsme uvedli výše.
|
Provoz webových stránek a jejich zabezpečení |
UI42, AbraGen, CookieBot |
| Běžná analýza návštěvnosti webových stránek | Google Analytics |
| Vyřízení Objednávky | UI42, Daktela, AbraGen, GP Webpay, Zásilkovna, Kodys |
| Reklamace | UI42, AbraGen, Zásilkovna, Česká Pošta, PPL |
| Vyřízení dotazu a komunikace s námi | Daktela, Facebook, Instagram |
| Účetnictví | AbraGen |
| Marketing | Ecomail, Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Oh Deer, Confess, Behavio |
| Sociální sítě | Facebook, Instagram, TikTok, YouTube |
| Hodnocení spokojenosti | Heureka, Zbozi.cz |
Zákonné povinnosti. Osobní údaje můžeme mimo výše uvedeným Zpracovatelům předat třetím osobám, jestliže to vyžaduje zákon nebo v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci či na vyžádání soudu v soudních sporech.
3. JAKÁ JSME PŘIJALI OPATŘENÍ K OCHRANĚ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Technická a organizační opatření. Bezpečnost je pro nás velmi důležitá a proto soustavně pracujeme na tom, aby byly Vaše Osobní údaje chráněny. Při volbě opatření bereme v úvahu rozsah zpracování, rizikovost zpracování nebo stav naší techniky.
- Pravidelné zálohujeme data;
- aktualizujeme antivirové softwarové systémy;
- šifrujeme data pomocí SSL/TLS („secure sockets layer / transport layer security“) pro veškeré předávání údajů;
- používáme zabezpečený https protokol;
- naše data na serverech jsou šifrována;
- přístupová hesla do informačních systémů (kde budou Osobní údaje zpracovány) a oprávnění k přístupu jsou kontrolované na úrovni jednotlivců.
Organizační opatření. Přijali jsme a zavazujeme se udržovat následující opatření:
- Naši zaměstnanci jsou zavázáni mlčenlivostí;
- Naši zaměstnanci jsou řádně proškoleni a také dále pravidelně školeni ohledně GDPR a seznámeni s pravidly bezpečné práce na pracovních zařízeních;
- Přístupy do všech systémů včetně informačního systému jsou personalizovány a kryty bezpečnými hesly;
- Informační systém eviduje logy, abychom mohli kontrolovat přístup zaměstnanců k jednotlivým Osobním údajům Uživatelů.
4. VAŠE PRÁVA A MOŽNOST PODAT ŽÁDOST TÝKAJÍCÍ SE OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
V souvislosti s ochranou osobních údajů jsou Vám zaručena níže popsaná práva, která můžete uplatnit:
- na e-mailu info@bezvavlasy.cz nebo
- poštou na adrese sídla Českomoravská 2532/19b, Libeň, 190 00 Praha 9.
Jak rychle vyřídíme Vaši žádost? Odpovíme vám nejpozději do jednoho měsíce. Pokud by poskytnutí informací ohrozilo soukromí jiných osob, nebo by poskytnutí bylo nepřiměřené rizikům či nákladům na jejich poskytnutí, je možné, že Vám nebudeme moci vyhovět. Abychom Vaši žádost vyřídili co nejdříve, je možné, že si od Vás budeme potřebovat ověřit Vaši totožnost. V případě opakované žádosti bude správce oprávněn za kopii Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
| Právo na přístup |
Potvrdíme, zda zpracováváme Vaše Osobní údaje. |
| Právo na opravu |
Má právo na žádat o opravu nepřesných osobních údajů. Některé údaje můžete opravit ve svém uživatelském profilu. |
| Právo na výmaz |
Pokud neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje dále zpracovávat, pak Vámi požadované údaje vymažeme či zanonymizujeme. |
| Právo na omezení zpracování |
Prosím kontaktujte nás, pokud máte za to, že údaje zpracováváme nesprávně. Ať už se jedná o důvody zpracování nebo jeho rozsah. |
| Právo na přenositelnost |
Vaše Osobní údaje, které jste nám poskytli ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, na Vaši žádost poskytneme jinému správci. |
| Právo vznést námitku |
Pokud zpracováváme Vaše údaje na základě oprávněného zájmu (např. zasílání newsletteru Uživatelům). Je na nás, abychom náš oprávněný zájem prokázali. V případě, že bude Vaše námitka oprávněná, přestaneme zpracování Osobních údajů provádět. Právo na odvolání souhlasu Pokud jste změnili názor, prosím dejte nám vědět. Zpracování týkající se marketingového a obchodního účelu je možné odvolat kdykoliv. |
| Automatizované individuální rozhodování včetně profilování |
Nechcete, aby se o Vás rozhodovalo pomocí počítače? Respektujeme Vaše právo, proto profilování neprovádíme. Vyřizujeme Objednávky, a tak Vaše Osobní údaje mohou být zpracovávány automatizovaně. |
5. ZÁVĚR
Tyto Zásady zpracování osobních údajů mohou být změněny pouze písemně. O tom budete informováni prostřednictvím našich webových stránek.
V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se našich Zásad zpracování osobních údajů nás prosím kontaktujte na e-mail info@bezvavlasy.cz.
Pokud budete nespokojeni, můžete kdykoliv podat podnět nebo stížnost k Úřadu pro ochranu Osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (více na https://www.uoou.cz/).
Tyto zásady ochrany Osobních údajů jsou účinné ode dne 30. 5. 2023.